Dans le cadre de ses missions de suivi et d’accompagnement du secteur, la FEDAS souhaite partager certains éléments relatifs aux contrôles réalisés par la Cellule « Réclamations et contrôle » de la Direction générale du secteur de l’enfance du MENEJ qui pourront être réalisés auprès des structures d’éducation et d’accueil.
Ces contrôles ont pour objectif de veiller au respect du cadre réglementaire et le renforcement des contrôles vise à assurer une présence sur l’ensemble du secteur. Ils ne remplacent en aucun cas d’autres types de visites (visite d’agrément, visite AQUEN, cellule Finances), mais viennent les compléter afin de garantir le respect des exigences minimales dans le secteur.
Différents éléments peuvent conduire à l’ouverture d’un dossier ou au déclenchement d’un contrôle, notamment une réclamation, certains indicateurs internes – par exemple liés à la facturation – ou encore le facteur temps. Les réclamations peuvent provenir de différentes sources, telles que les parents, les membres du personnel ou toute autre personne externe.
Ces contrôles peuvent être effectués soit de manière préventive et régulière, soit en réaction à des réclamations reçues.
Types de contrôles :
- visites sur place inopinées ;
- contrôles administratifs (dossiers du personnel d’encadrement, respect du ratio d’encadrement et des qualifications, personnel de cuisine et de nettoyage, contrats avec des prestataires externes, etc.) ;
- contrôles financiers : facturation CSA et utilisation des aides dans le cadre de la mission de service public ;
- demandes de prises de position, orales ou écrites.
Préparation des contrôles administratifs et financiers
Le délai de préparation des dossiers dans le cadre d’un contrôle administratif ou financier peut varier en fonction de la taille de la structure concernée ainsi que de la nature des documents demandés.
Documents et éléments pouvant, à titre non exhaustif, être demandés :
- dossiers du personnel : autorisations d’exercer, certificats, diplômes, reconnaissances, etc. ;
- liste des présences réelles des enfants ;
- plans de travail du personnel d’encadrement ;
- instruments qualité tels que le CAG, le journal de bord ou les éléments relatifs à la formation continue ;
- contrat d’éducation et d’accueil et fiches d’inscription ;
- contrats conclus avec des prestataires externes (par exemple pour les repas) ;
- documents relatifs à l’hygiène et à la sécurité.
Une démarche orientée vers l’amélioration continue
Les contrôles s’inscrivent dans une perspective d’amélioration continue de la qualité des services. À cet égard, l’importance d’un cadre réglementaire clair et lisible est régulièrement soulignée. Certaines situations de non-conformité peuvent en effet résulter d’interprétations divergentes des dispositions en vigueur.
Dans ce contexte, des travaux sont actuellement en cours en vue de l’élaboration d’un catalogue recensant l’ensemble des éléments que l’équipe Réclamations et Contrôles peut ou pourra demander. Ce document, qui sera publié dans les prochains mois, vise à offrir une vision claire des attentes, afin que les structures puissent s’y préparer en conséquence.
Mise en conformité et clôture des dossiers
En cas de demande de mise en conformité à l’issue d’un contrôle, la structure dispose généralement d’un délai compris entre 8 jours et 6 mois pour régulariser la situation, en fonction de la nature des manquements constatés. L’objectif est d’accompagner la structure concernée afin qu’elle puisse se mettre en conformité lorsqu’un manquement est identifié.
Enfin, il est envisagé qu’une information formelle soit systématiquement transmise à la structure lorsque le dossier est clôturé, afin d’assurer la transparence de la procédure et de confirmer la finalisation du traitement du dossier.
Cette démarche vise à renforcer la transparence, la compréhension du cadre réglementaire et la qualité globale des services au sein du secteur.