Notice sur la protection des données personnelles

La présente politique (ci-après « la Politique) explique comment la FEDAS Luxembourg asbl ( la « FEDAS  ») collecte, utilise et traite les données personnelles des candidats à une offre d’emploi.

La FEDAS s'engage à agir conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018.

Aux fins de la présente Politique, les données personnelles désignent toute information relative à une personne identifiée ou identifiable et comprennent toutes les données qui sont ou peuvent être attribuées à une personne physique de quelque manière que ce soit.

La FEDAS contrôle la manière dont les données personnelles sont collectées ainsi que les finalités pour lesquelles elles sont utilisées en agissant en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD.

1.      Types de données personnelles collectées et traitées

La FEDAS collecte les données que le candidat inclut dans sa candidature lorsque celui envoie une candidature spontanée ou postule par e-mail à une offre d'emploi, à savoir :

• §  Données d'identification : nom, prénom ;
• §  Données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;
• §  Données professionnelles : poste actuel, expérience professionnelle, formation, CV et lettre de motivation ;
• Données liées à des condamnations pénales : dans certains cas, notamment pour des postes à hautes responsabilités, une copie du bulletin n°3 de votre casier judiciaire peut être demandée.

Seules les données strictement nécessaires au traitement de la candidature, permettant d’identifier le candidat le plus adapté et de vérifier les compétences et qualifications requises pour le poste sont demandées. Ces données  n'incluent pas de catégories particulières de données personnelles telles que les opinions politiques, les croyances religieuses ou les données  relatives à l’état de santé du candidat.

La FEDAS collecte également des données auprès de :

• §  des référents désignés par le candidat : nom, périodes d'emploi précédentes, performances au cours de l'emploi précédent ;
• §  des sources accessibles au public, telles que LinkedIn : nom,  adresse email, parcours universitaire et professionnel, autres données pertinentes figurant sur le profil du candidat ;

En fournissant les données, le candidat accepte expressément que ses données soient traitées par la FEDAS aux fins indiquées ci-dessous. A défaut de communication des données, la FEDAS ne sera pas en mesure de poursuivre le traitement de la candidature.

2.      Finalités du traitement des données

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

a.      Traitement des candidatures reçues (enregistrement, saisie des informations dans la base de données...) ;

b.      Évaluation des qualifications et des compétences nécessaires pour exercer l'emploi ;

c.      Communication concernant le processus d'embauche (e-mails, appels téléphoniques, SMS) ;

3.      Base légale du traitement des données

Aux fins expliquées au point 2 / :

a.      Intérêt légitime de l'employeur ;

b.      Intérêt légitime de l'employeur ;

c.      Intérêt légitime de l'employeur et/ou exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, en fonction de l'étape du processus de recrutement à laquelle la communication a lieu ;

4.      Destinataire des données

Pour atteindre les finalités susmentionnées, les données sont transférées aux destinataires suivants :

• Les collaborateurs de l’équipe de la FEDAS en charge du recrutement, ainsi que les membres de l’équipe de direction de la FEDAS ;
• Le Délégué à la protection des données (DPO) (en cas de demande de droit émanant d’un candidat).

Dans certains cas, les données du candidat peuvent également être partagées avec d'autres collaborateurs ou membres de notre conseil d'administration, notamment si ces personnes participent aux entretiens d'embauche ou à l'évaluation de la candidature, afin d'évaluer l'aptitude du candidat à occuper le poste en question.

En cas d’issue positive au processus de recrutement, l’équipe de la FEDAS en charge de l’administration des ressources humaines sera amenée à transmettre certaines des informations recueillies aux organismes informés de l’embauche du candidat (notamment assurance-chômage, assurance-maladie, retraite, mutuelle) et autres autorités étatiques pour l’établissement de contrat du travail, le cas échéant (ONIS, ADEM…).

Nous pouvons par ailleurs partager les données personnelles du candidat avec certains de nos sous-traitants dans le cadre de la procédure de recrutement. Des accords ont été conclus avec ceux-ci pour garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et dans le respect de la confidentialité.

Aucun de ces sous-traitants n'est basé ou ne traite vos données personnelles en dehors de l'UE/EEE. Si un fournisseur de services tiers traite des données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE dans le cadre de nos activités, la transmission n'aura lieu que si un niveau de protection des données approprié a été confirmé pour le pays tiers par la Commission européenne ou si d'autres garanties de protection des données appropriées existent (dispositions internes contraignantes en matière de protection des données ou clauses contractuelles types).

5.      Sécurité des données

La FEDAS s’engage à mettre en place des mesures techniques et organisationnelles de nature à assurer la sécurité des données et les protéger contre toute divulgation à des personnes non autorisées.

Les données sont chiffrées  et stockées sur des serveurs sécurisés situés dans l’Union européenne.

La FEDAS veille à ce que le personnel autorisé à traiter les données personnelles ait reçu une formation adéquate en matière de protection des données personnelles et soit soumis à une obligation de confidentialité.

6.      Durée de conservation des données

Aucune donnée personnelle n'est conservée au-delà de ce qui est nécessaire pour atteindre les finalités mentionnées ci-dessus. En d’autres termes, les données relatives aux candidats sont conservées uniquement jusqu’à la prise de décision relative à l’embauche.

Si le candidat n'est pas retenu, ses données seront supprimées immédiatement après la fin du processus de recrutement. En revanche, si le candidat est retenu par la FEDAS, les données personnelles collectées seront intégrées à son dossier du personnel.

Veuillez noter que les données relatives à l'extrait de casier judiciaire du candidat ne seront pas conservées au-delà d'un mois après la fin de la procédure de recrutement.

7.      Droits des personnes concernées par le traitement

Le candidat dispose d’un certain nombre de droits en tant que personne physique qu’il peut exercer dans certaines circonstances :

• §  Droit d’accès : obtenir l’accès aux données ainsi qu’une copie de ces données ;
• §  Droit de rectification : demander à tout moment que les données inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées ;
• §  Droit à l’effacement : demander la suppression des données lorsque, par exemple, les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;
• §  Droit à la limitation du traitement : demander la restriction du traitement si par exemple l’exactitude des données est contestée ou en cas d’opposition au traitement ;
• §  Droit à la portabilité : faire transférer les données à un autre responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, si le traitement est effectué par des moyens automatisés ou s’il est fondé sur le consentement préalable ;
• §  Droit d’opposition au traitement : s’opposer au traitement des données et retirer le consentement si le traitement est basé sur le consentement (notamment si les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale).

Pour exercer ces droits, le candidat peut contacter la FEDAS à l’adresse e-mail suivante : dpo@fedas.lu

Toute demande sera traitée dans un délai d'un (1) mois à compter de la confirmation de l’identité du demandeur. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires en cas de demande complexe ou en raison d’un grand nombre de demandes.

En cas d’insatisfaction, le candidat peut déposer une plainte auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) : https://cnpd.public.lu/

8.      Mise à jour de la présente Notice

La FEDAS peut changer, modifier, ajouter ou supprimer des parties de la présente Politique à tout moment. La FEDAS informera les personnes concernées de toute modification et ce, avant qu’elle  ne prenne effet.

Dernière mise à jour : 25/10/2022