Notice sur la protection des données personnelles

La présente politique (ci-après « la Politique) explique comment la FEDAS Luxembourg asbl ( la « FEDAS  ») collecte, utilise et traite les données personnelles des candidats à une offre d’emploi.

La FEDAS s'engage à agir conformément aux lois et réglementations applicables en matière de protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données 2016/679 (RGPD) en vigueur depuis le 25 mai 2018.

Aux fins de la présente Politique, les données personnelles désignent toute information relative à une personne identifiée ou identifiable et comprennent toutes les données qui sont ou peuvent être attribuées à une personne physique de quelque manière que ce soit.

La FEDAS contrôle la manière dont les données personnelles sont collectées ainsi que les finalités pour lesquelles elles sont utilisées en agissant en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD.

1.      Types de données personnelles collectées et traitées

La FEDAS collecte les données que le candidat inclut dans sa candidature lorsque celui envoie une candidature spontanée ou postule par e-mail à une offre d'emploi, à savoir :

§  Données d'identification : nom, prénom ;

§  Données de contact : adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone ;

§  Données professionnelles : poste actuel, expérience professionnelle, formation, CV et lettre de motivation ;

Seules les données strictement nécessaires au traitement de la candidature sont demandées et n'incluent pas de catégories particulières de données personnelles telles que les opinions politiques, les croyances religieuses ou les données concernant la santé.

La FEDAS collecte également des données auprès de :

§  des référents désignés par le candidat : nom, périodes d'emploi précédentes, performances au cours de l'emploi précédent ;

§  des sources accessibles au public, telles que LinkedIn : nom,  adresse email, parcours universitaire et professionnel, autres données pertinentes figurant sur le profil du candidat ;

En fournissant les données, le candidat accepte expressément que ses données soient traitées par la FEDAS aux fins indiquées ci-dessous. A défaut de communication des données, la FEDAS ne sera pas en mesure de poursuivre le traitement de la candidature.

 

 

 

 

2.      Finalités du traitement des données

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes :

a.      Traitement des candidatures reçues (enregistrement, saisie des informations dans la base de données...) ;

b.      Évaluation des qualifications et des compétences nécessaires pour exercer l'emploi ;

c.      Communication concernant le processus d'embauche (e-mails, appels téléphoniques, SMS) ;

d.      Conservation du CV des candidats non retenus (le cas échéant) aux fins de : (1) se conformer aux exigences légales et réglementaires en matière de discrimination ou d'égalité des chances, ou (2) contacter le candidat pour de futures opportunités d'emploi, à condition que ce dernier ait donné son accord.

 

3.      Base légale du traitement des données

Aux fins expliquées au point 2 / :

a.      Intérêt légitime de l'employeur ;

b.      Intérêt légitime de l'employeur ;

c.      Intérêt légitime de l'employeur et/ou exécution d'un contrat ou de mesures précontractuelles, en fonction de l'étape du processus de recrutement à laquelle la communication a lieu ;

d.      Consentement : la FEDAS ne contactera les référents que si le candidat y consent explicitement ;

e.      Intérêt légitime de l'employeur ou consentement (si le candidat a donné son consentement explicite pour conserver son CV pendant une période plus longue, au cas où il serait un candidat intéressant pour un autre poste vacant).

Lorsque la FEDAS traite les données sur la base du consentement du candidat, celui-ci a le droit de retirer son consentement à tout moment en contactant la FEDAS aux coordonnées indiquées ci-dessous. Le retrait du consentement n'affecte pas la légalité du traitement des données personnelles basé sur le consentement avant son retrait.

 

4.      Destinataire des données

Pour atteindre les finalités susmentionnées, les données sont transférées aux destinataires suivants :

§  Le service RH et les managers impliqués dans le processus de recrutement ;

§  Les prestataires de services tiers agissant en tant que sous-traitants et sur instruction de la FEDAS.

Dans ce cas, un contrat est établi entre la FEDAS et le sous-traitant en question et des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place conformément aux articles 28 et 32 du RGPD.

Aucun de ces sous-traitants n'est basé ni traite les données personnelles en dehors du Grand-Duché de Luxembourg. Si un tiers traite des données personnelles en dehors de l'UE/EEE dans le cadre des activités de FEDAS, la transmission n'aura lieu que si un niveau de protection des données approprié a été confirmé pour le pays tiers par la Commission européenne ou si d'autres garanties de protection des données appropriées existent (règles d’entreprise contraignantes en matière de protection des données (BCR) ou clauses contractuelles types).

5.      Sécurité des données

La FEDAS s’engage à mettre en place des mesures techniques et organisationnelles de nature à assurer la sécurité des données et les protéger contre toute divulgation à des personnes non autorisées.

Les données sont cryptées et stockées sur des serveurs sécurisés situés en Belgique et en France.

La FEDAS veille à ce que le personnel autorisé à traiter les données personnelles ait reçu une formation adéquate en matière de protection des données personnelles et soit soumis à une obligation de confidentialité.

6.      Durée de conservation des données

Les données personnelles des candidats sont conservées uniquement pour la durée en rapport avec les finalités poursuivies par la FEDAS. Ainsi, si le candidat n'est pas retenu, et après son consentement explicite préalable, la FEDAS conservera ses données jusqu'à 2 ans [OH1]   après la fin du processus de recrutement. La FEDAS peut ainsi contacter le candidat au cas où un poste similaire deviendrait vacant et pour lequel celui-ci pourrait être un candidat intéressant.

La FEDAS conserve également les données personnelles afin de prouver, en cas d'action en justice, que le FEDAS n’avait pas exercé de discrimination à l'encontre de candidats pour des motifs interdits et avait mené le processus de recrutement et la sélection préalable à l'embauche de manière équitable et transparente.

 

7.      Droits des personnes concernées par le traitement

Le candidat dispose d’un certain nombre de droits en tant que personne physique qu’il peut exercer dans certaines circonstances :

§  Droit d’accès : obtenir l’accès aux données ainsi qu’une copie de ces données ;

§  Droit de rectification : demander à tout moment que les données inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées ;

§  Droit à l’effacement : demander la suppression des données lorsque, par exemple, les données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ;

§  Droit à la limitation du traitement : demander la restriction du traitement si par exemple l’exactitude des données est contestée ou en cas d’opposition au traitement ;

§  Droit à la portabilité : faire transférer les données à un autre responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, si le traitement est effectué par des moyens automatisés ou s’il est fondé sur le consentement préalable ;

§  Droit d’opposition au traitement : s’opposer au traitement des données et retirer le consentement si le traitement est basé sur le consentement (notamment si les données sont utilisées à des fins de prospection commerciale).

Pour exercer ces droits, le candidat peut contacter la FEDAS à l’adresse e-mail suivante : dpo@fedas.lu

Toute demande sera traitée dans un délai d'un (1) mois à compter de la confirmation de l’identité du demandeur. Ce délai peut être prolongé de deux (2) mois supplémentaires en cas de demande complexe ou en raison d’un grand nombre de demandes.

En cas d’insatisfaction, le candidat peut déposer une plainte auprès de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD) : https://cnpd.public.lu/

 

8.      Mise à jour de la présente Notice

La FEDAS peut changer, modifier, ajouter ou supprimer des parties de la présente Politique à tout moment. La FEDAS informera les personnes concernées de toute modification et ce, avant qu’elle  ne prenne effet.

 

 

Dernière mise à jour : 25/10/2022